TRABAJO COLABORATIVO: PORTALES DE GESTION DE CONOCIMIENTO 2.0

Lassociedades de la información y el conocimiento afectan todos los ámbitos en losque nos desenvolvemos y en donde interactuamos con otros individuos, equipos detrabajo, organizaciones y sociedades.

Porello, encontramos que es importante contar con herramientas que faciliten esta interaccióncon eficiencia y eficacia, aprovechando al máximo los recursos que se ponen anuestra disposición cada vez con mayor facilidad en términos de costos,accesibilidad y presentación gráfica, encontrando aplicaciones que son muyintuitivas, amigables para cualquier nivel de usuario sin conocimientosavanzados de sistemas de información y auto administrables.

Estascaracterísticas han logrado que las aplicaciones que apoyan el trabajo de laspersonas y su interacción con otros resulten aplicables a cualquier tipo de organizaciónsocial, económica y política, sin importar su tamaño y cantidad de recursosdisponibles, pues encontramos aplicaciones muy flexibles que se adaptan confacilidad casi a cualquier perfil de usuario.

Alinterior de las organizaciones, con el propósito de hacerlas más eficientes yproductivas a partir de la contribución desde cada puesto, cada equipo detrabajo, cada área funcional, cada unidad de negocio, hasta la organización engeneral, podemos encontrar bastantes aplicaciones con las características quese han mencionado.

Dichasaplicaciones facilitan la colaboración de todos los miembros de la organizaciónen la creación, obtención,  distribución,utilización y medición de conocimiento útil para incrementar la productividad ydisminuir el desperdicio de recursos, incentivar la creación de nuevaspropuestas de soluciones dirigidas a los clientes, promoción de actividades de Investigacióny Desarrollo (I + D), entre otros beneficios que se pueden ajustar a cada organización.

Enesta oportunidad hablaremos de la implementación y aprovechamiento de la intranet,como la herramienta por excelencia para el trabajo colaborativo al interior delas organizaciones, que hoy ya ha pasado a denominarse en muchas de ellas como Portal de Gestión de Conocimiento 2.0,gracias a los beneficios que ofrece en cuanto al aprovechamiento de estevalioso recurso (Conocimiento) en el que se basa principalmente la ventaja competitivade ellas.

Antesde implementar cualquier solución de esta naturaleza y con el propósito decumplir las metas propuestas desde la planeación estratégica, es necesariotrabajar en la cultura de toda la organización, haciendo conscientes a todoslos miembros de la importancia que tiene su uso. Y es precisamente en esteaspecto en el que se falla en algunas empresas, pues realizan altas inversionesen herramientas y plataformas de tecnología pero las personas se arraigan a lasformas antiguas de trabajo, debido a la ansiedad y sensación de riesgo al quese enfrentan en situaciones que exigen grandes cambios.

Paraello es necesario trabajar en actividades orientadas a gestionar el cambio,hacia esta y muchas tendencias que se presentan de forma vertiginosa, razón porla cual hoy escuchamos y cada vez con mayor frecuencia que lo único estable a lo que nos enfrentamos día a día es el cambio.

Estasensibilización además de cumplir con el objetivo principal de adaptación anuevas alternativas y soluciones de negocio para ser más eficientes yproductivos, permite a cada persona y por consiguiente a la organización engeneral un crecimiento personal y profesional, que le va a facilitar susostenibilidad a largo plazo.

Unavez desarrollada la cultura adecuada, se realiza un diagnostico acerca de lassoluciones que pueden ser útiles en la organización particular, que atiende ala planificación estratégica, la estructura organizacional, las metas yobjetivos, el clima laboral, los procesos, las políticas empresariales y demás aspectosque pueden afectar el aprovechamiento de nuevos canales de información y comunicacióninterna.

Algunasaplicaciones que pueden contener los portalesde gestión del conocimiento 2.0 son:

ü Almacén de conocimiento – Gestión Documental: Permite publicar y archivar materialen diferentes formatos de texto, ofimática o multimedia, manteniendo un orden ycontrol de los cambios realizados; maneja niveles de usuario con permisos paradiferentes acciones (Abrir, Consultar, Editar, Bajar, Borrar, Publicar, etc.)en las diferentes versiones disponibles. Mantiene un registro histórico en casode querer recuperar alguna versión anterior. Es la forma más apropiada paraconstruir conocimiento y sistematizarlo de forma que se pueda representar como explícito,para compartirlo y utilizarlo con posterioridad.

ü Calendario compartido: Permite la programación deactividades y reuniones en las que deben participar varias personas. Se permitela publicación con anterioridad del orden del día y así todos llegan preparadospara hacer muy productivo el encuentro.

ü Mensajería Instantánea (IM / Chat): Permite la comunicación sincrónicade diferentes personas así como la compartición de archivos en tiempo real.

ü Video Conferencias: Permite la ejecución de reuniones,sin necesidad de generar desplazamientos por parte de los asistentes. Puede serutilizado para capacitación no presencial. Además permite compartir archivos ypantallas con sus aplicaciones en tiempo real.

ü Foros: Permiten la participación de variaspersonas en tiempo y lugares diferentes, construyendo con su aporte solucionesen torno a diferentes temas que pueden ser consultados y utilizados encualquier momento.

ü Wikis: Permite, con la participación devarias personas, la publicación de artículos y contenidos de interés, queayuden a mejorar los procesos y procedimientos de la organización. Estoscontenidos se pueden actualizar de forma permanente, generalmente con la participaciónde un moderador quien evalúa si se publica o no un contenido determinado.

ü Redes Sociales: Es posible construir redes sociales propiasde la organización, internas, facilitando la interacción e integración de losmiembros en sus diferentes roles.

ü Gestión de Proyectos: Permite a varias personas colaboraren la ejecución y control de proyectos específicos, compartir documentosrelacionados, avanzar en etapas de acuerdo a las responsabilidades de cadaparticipante, generar alertas y seguimiento a los avances, todo en elcompromiso de dar cumplimiento a los cronogramas que también pueden sergestionados a través de esta aplicación.

ü E – Learning: Herramientas que facilitan la formaciónde las personas en todos los niveles, desde la inducción o plan de acogida,hasta programas de capacitación especializados orientados a fortalecer sushabilidades necesarias para el cumplimiento de su rol. Se busca un crecimientopersonal y profesional, de manera que se genere compromiso por ellos y por la organización.Esta aplicación puede utilizar como complemento al proceso de aprendizaje otrasaplicaciones mencionadas, como IM, Video conferencias, etc.

Aunqueexisten otras aplicaciones que aportan al trabajo y aprendizaje colaborativo hemosmencionado las principales que pueden ser utilizadas en casi todas lasorganizaciones que buscan un crecimiento de su eficiencia, productividad yrentabilidad, facilitando los procesos de toma de decisiones en pro del cumplimientode las metas organizacionales.

Esnecesario a la vez identificar la forma de almacenamiento de la información queresulta como producto del uso de estas aplicaciones, pues se pueden utilizarservidores locales, para lo que se requiere una inversión importante en equipose infraestructura que permitan el acceso eficiente de todos los usuarios demanera que se aproveche al máximo la capacidad que ofrecen.

Porotro lado, se puede realizar el almacenamiento bajo demanda en servidoresalquilados, que pueden ser accesados a través de internet y que generalmente,para utilizar las herramientas solo requieren de un navegador de internet.

Laprimera opción resulta un poco más costosa en el corto plazo, debido a la inversióninicial que se debe realizar, aunque generalmente son aplicaciones másestables, pues la organización cuenta con el control de la configuración yaccesibilidad; Generalmente, la opción local se utiliza por grandes compañías. Lasegunda opción requiere menor inversión inicial y solo pagara por la demanda deservicios que puede ser valorada por el proveedor correspondiente de acuerdo ala capacidad de almacenamiento, capacidad y velocidad de transferencia de datos,entre otros aspectos; Generalmente esta opción también denominada CloudComputing o Computación en la Nube, es más apropiada para organizaciones deltipo MiPyMes.

Enconclusión, en la actualidad es posible contar con herramientas de tecnología deinformación y comunicación que faciliten la eficiencia organizacional sinrealizar grandes inversiones iniciales y que pueden ser ajustadas a la medidacasi de cualquier empresa, por lo que ahora es posible tener herramientas deeste tipo incluso para una microempresa. Es importante sugerir que en el momentode contar con un proyecto de implementación tecnológica, se cuente con elasesoramiento de expertos, para sacar el máximo provecho a las inversiones realizadas,pues comprar la herramienta no garantiza el éxito en su utilización.

JuanCarlos Sánchez

ConsultorEspecializado en Tecnología
MicrosoftCertified Professional
CAP Consulting Group
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